Erstellen eines Meilensteinboards

Meilensteinboard erstellen:

Klicken auf,auf , um das Fenster zum Erstellen eines neuen Meilensteinboards zu öffnen.

Namen vergeben:

Das Meilensteinboard benötigt einen eindeutigen Namen, der den geltenden Namenskonventionen entspricht. Im Beispiel wird das Board „Testboard“ genannt.

Ordner auswählen:

Klicken auf das Dropdown-Feld neben „Speicher in:“.

Es werden alle Ordner angezeigt, auf die ein Zugriff besteht.
Wählen einen Ordner aus, in dem das Meilensteinboard gespeichert werden soll.
Es können mehrere Meilensteinboards in einem Ordner gespeichert werden. Im Beispiel wird der Ordner „test – nicht löschen“ verwendet.

Fortlaufende Nummer:

Eine fortlaufende Nummer für die Meilensteine kann optional angezeigt werden. Diese Nummerierung beginnt bei 1 und erhöht sich mit jedem neuen Vorgang um eins.

Die fortlaufenden Nummern können jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden, wobei die Informationen dabei stets erhalten bleiben.

Kommentare:

Aktivieren der Kommentarfunktion, ermöglichen dass Kommentare zu den Arbeitspaketen hinzugefügt werden können. Kommentare bleiben auch nach dem Deaktivieren erhalten. [siehe: Beispiel: Kommentare zum Arbeitspaket]

Soll/Ist-Stunden für Meilensteine aktivieren

Aktivierung der Soll/Ist-Stunden für Meilensteine ermöglicht es Projektstunden für Mitarbeiter darzustellen. Diese können im jeden Meilenstein eines Vorgangs eingestellt werden. Der Soll und Ist Wert errechnet sich aus den angegeben Stunden in den Meilensteinen eines Vorgang. Die Spalte „Stunden Soll/Ist“ ist die Summe der angegeben Stunden in den Meilensteinen.

Grunddaten:

Grunddaten können hinzugefügt werden, um weitere Spalten zu den Vorgängen hinzuzufügen. Sie ermöglichen es zu jedem Vorgang individuell Daten zu speichern, wie beispielsweise einen Projektkoordinator oder ein Startdatum festzulegen. [siehe: Schritt 3]

Arbeitspaket-Kategorien:

Kategorien für die Arbeitspakete können definiert werden, um eine klare Struktur und einfache Zuordnung zu gewährleisten. [siehe: Schritt 4]

Mit diesen Einstellungen wird das Meilensteinboard individuell an die Anforderungen des Projekts angepasst und erleichtert die Verwaltung und Überwachung der Projektfortschritte.

Schritt 3: Grunddaten-Definition hinzufügen

Wie oben erläutert, können mit Grunddaten Spalten zur Tabelle hinzugefügt werden, die für jeden Vorgang eine individuelle Eingabe ermöglichen. Eine Erklärung der einzelnen Typen ist unter [siehe: Erklärung einzelner Typen] zu finden. Ein Beispielbild ist unter [siehe: Beispiel: Grunddatendefinition] verfügbar.

Hinzufügen von Grunddaten-Definition

Als erstes wird über den Button  eine neue Grunddaten-Definition hinzugefügt. Diese ist zunächst Leer und muss befüllt werden.

Im Testboard soll in der ersten Spalte ein Dropdown-Menü angezeigt werden, das es ermöglicht, die einzelnen Koordinatoren zuzuweisen. Deshalb wurde sich für folgende Konfiguration entschieden (Name: „Koordinatoren“, Typ „Dropdown“). Nachdem dies eingestellt wurde, können Optionen in beliebiger Anzahl angegeben werden.

Um Optionen hinzuzufügen, wird der Button  geklickt und die erste Option zur Auswahl des Dropdown-Menüs eingegeben.

Diese Optionen erscheinen in der Dropdown-Auswahl. [siehe: Erklärung einzelner Typen]

Eine Beispiel Konfiguration ist unter [siehe: Konfiguration ausgefüllte Grunddaten-Definition] zu sehen.

Schritt 4: Arbeitspaket-Kategorien hinzufügen

Arbeitspaket-Kategorien ermöglichen im Schritt 8 die Auswahl von Kategorien für die einzelnen Arbeitspakete. Dies kann beispielsweise verdeutlichen, welches Paket zu welcher Abteilung gehört. Zusätzlich werden Arbeitspakete im Kanban-Board farblich (je nach der Farbe der Kategorie) voneinander getrennt.

Es ist nicht erforderlich, neue Kategorien zu erstellen können aber hilfreich bei der Kategorisierung von Zuständigkeiten sein.

Eine neue Arbeitspaket-Kategorie kann über den Button  hinzugefügt werden. Dabei sollte die Bezeichnung eindeutig gewählt werden. Die Auswahl der Farbe ermöglicht im Kanban-Board eine visuelle Unterscheidung der Kategorien. Es stehen 10 verschiedene Farbtöne zur Auswahl.

Mit einem Klick auf das Auswahlfenster öffnet sich ein Dropdown-Menü mit der Farbauswahl.

Nachdem eine Farbe ausgewählt wurde, kann diese zwar geändert, aber nicht mehr gelöscht werden; es kann also nicht mehr „Nothing selected“ ausgewählt werden.

Eine Beispielkonfiguration ist auf der nächsten Seite zu finden.

Beispiel

Eine Beispiel Konfiguration ist unter [siehe: Konfiguration: Arbeitspaket-Kategorie] zu sehen.

Schritt 5: Festlegen eines Bezeichner-Felds

Was ist ein Bezeichner-Feld?

Das Bezeichner-Feld dient zur eindeutigen Identifikation eines Vorgangs und seines Arbeitspakets. Bezeichner-Felder können nur aus den zuvor erstellten Spalten der Grunddaten-Definition bestehen. Sobald ein Vorgang erstellt und diese Spalten befüllt wurden, dienen diese Daten als Informationsgrundlage für das Bezeichner-Feld.

Anwendung und Beispiel

In diesem Beispiel wurden die Bezeichner-Felder „Koordinator“ und „Start-Datum“ ausgewählt.

Sobald diese Felder mit Daten befüllt sind, wie im Beispiel zu sehen, werden die Informationen im Kanban-Board und beim Widget „Meine Arbeitspakete“ bei den jeweiligen Arbeitspaket angezeigt.
(

Kanban-Board: Es müssen mindestens zwei Vorgänge vorhanden sein, damit diese Informationen angezeigt werden)werden

Schritt 6: Erstellen von Gruppierungsfelder

Gruppierungen im Meilensteinboard ermöglichen die systematische Anordnung von Datensätzen anhand voreingestellter Kriterien für Gruppenspalten. Sie sind durch einen blauen Rahmen um die Spalte der jeweiligen gruppierten Datensätze gekennzeichnet.

Um Gruppierungsfelder einzurichten, werden die in Schritt 3 erstellten Spalten der Vorgänge (Grunddaten-Definitionen) ausgewählt.

Mit einem Klick auf öffnet sich das Dropdown-Menü. Es kann immer nur ein Gruppierungsfeld ausgewählt werden.

Nach der Auswahl eines Gruppierungsfeldes kann ein weiteres ausgewählt werden. Es können bis zu drei Gruppierungsfelder definiert werden.

Beispiel: Gruppierungen

Am Beispiel lässt sich gut erkennen, dass die Sortierung anhand der Gruppierungen erfolgt, da die Vorgangsnummern nicht aufsteigend sortiert sind. Dies zeigt, wie die Gruppierung die Anordnung der Datensätze systematisch beeinflusst.

Mehr Informationen unter
[siehe: Sortierung und Gruppierungen]

Schritt 7: Erstellen von Meilensteinen

In diesem Schritt werden die einzelnen Meilensteine angelegt und in ihre jeweiligen Arbeitspakete zerlegt. Es ist sinnvoll, sich vorher folgende Fragen zu stellen: „Welche Meilensteine hat mein Projekt?“ und „Aus welchen Schritten bzw. Arbeitspaketen besteht ein Meilenstein?“

Wichtige Hinweise:

·       Löschen: Erstellte Meilensteine und Arbeitspakete können nicht mehr gelöscht werden, sobald ein Vorgang erstellt wurde.

·       Änderungen: Die Namen der Meilensteine und Arbeitspakete können jedoch geändert und die Elemente deaktiviert werden.

Meilenstein hinzufügen

Ein Meilenstein wird über den Button hinzugefügt.

·       Meilenstein: wird der Name des Meilensteins eingetragen.
Ein Meilensteinname dürfen folgende Zeichen nicht enthalten sein, da sonst der Export nicht funktioniert: [ ] * ? : / \

·       Tage bis Fälligkeit: Gibt an, nach wie vielen Tagen ein Meilenstein fällig ist.
Unter „Weitere Meilensteine hinzufügen“, ist hierzu eine ergänzende Erläuterung verfügbar

Beispiel: Der Vorgang wird am 01.05. erstellt und die Fälligkeit des Meilensteins auf 7 Tage gesetzt. Das bedeutet, dass der Meilenstein am 08.05. mit all seinen Arbeitspaketen fällig ist.

·       Datei-Upload aktivieren: Ermöglicht das Hochladen von Dateien im jeweiligen Meilenstein eines Vorgangs. Dies kann hilfreich sein, um Checklisten oder andere Dokumente für Mitarbeiter bereitzustellen.

Eine Beispiel Konfiguration ist unter [siehe: Konfiguration: Meilenstein und Arbeitspaket] zu sehen.

Weitere Meilensteine hinzufügen & Abhängigkeit von Fälligkeiten

Weitere Meilensteine können wieder über den Button hinzugefügt werden.
Es können unbegrenzt viele Meilensteine hinzugefügt werden.

Für das Beispiel wird ein zweiter Meilenstein erstellt mit folgenden Einstellungen.

·       Tage bis Fälligkeit: Die Berechnung der Fälligkeit beginnt immer am Erstellungsdatum des Vorgangs. Wenn der Vorgang beispielsweise am 01.05. erstellt wurde, ist der zweite Meilenstein am 15.05. fällig.
Dabei handelt es sich um eine Voreinstellung, die nachträglich für jeden Vorgang noch angepasst werden kann

·       Berücksichtigung der Abhängigkeiten: Wenn der zweite Meilenstein 7 Tage nach der Fälligkeit des ersten Meilensteins fällig sein soll, müssen diese Tage zur ersten Fälligkeit hinzugerechnet werden.

Beispiel Rechnung:

Schritt 8: Erstellen von Arbeitspaketen

Arbeitspakete können erstellt werden, sobald der erste Meilenstein erstellt wurden.

Ein Arbeitspaket kann über den Button hinzugefügt werden und die Anzahl der Arbeitspakete ist unbegrenzt. – Arbeitspakete können verschoben werden [siehe: Arbeitspakete verschieben (Hinzufügen & Ausschneiden)]

·       Arbeitspaket: Hier wird der Name des Arbeitspakets eingetragen.

·       Soll Stunden: Eingabe der Soll-Stunden, die für die Erledigung des Arbeitspakets vorgesehen sind. (Optional)

·      Kategorie: Auswahl der Kategorien, die im Schritt 4 erstellt wurden.
Mit einem Klick auf öffnet sich die Auswahl der Arbeitspaketkategorien

Eine Beispiel Konfiguration ist unter [siehe: Konfiguration: Meilenstein und Arbeitspaket] zu sehen.

Schritt 9: Rechteverwaltung & Meilenstein-Board erstellen

In der Rechteverwaltung wird der Projektleiter des Board definiert.[TK1]  Es können mehrere Projektleiter ausgewählt werden.

Projektleiter Definition

Der Projektleiter eines Meilenstein Boards (ohne die Gruppe [Meilensteinboard] Projektleiter*in) hat folgende zusätzliche Berechtigungen:

·       Alle Spalten bearbeiten

·       Neue Vorgänge im vollen Umfang erstellen (einschließlich Arbeitspakete definieren)

·       Arbeitspakete übertragen

·       Vorgänge bearbeiten

·       Meilensteine von Vorgängen aktivieren und deaktivieren

·       Meilensteine bearbeiten, einschließlich:

o   Links löschen

o   Kommentare löschen

Zusätzliche Befugnisse der Gruppe „Projektleiter*in (eingeschränkt)“

·       Fälligkeiten setzen und ändern

1.1.2.Ergänzende Informationen

Erklärung einzelner Typen

Nach der Tabelle ist unter „Beispiel: Grunddatendefinition“ eine Beispieltabelle dargestellt.

Beispiel: Grunddatendefinition

Im Beispiel werden unterschiedliche Typen dargestellt, wie sie im Meilensteinboard aussehen.

Beispiel: Kommentare zum Arbeitspaket

Im Beispiel wird die Ansicht dargestellt, welche Auswirkung das Aktivieren im Schritt 2 „Kommentare zu Arbeitspaketen aktivieren“ hat.

Wenn das Feld deaktiviert wird, können keine Kommentare zu Arbeitspakete eingesehen werden oder bearbeitet werden. Das Feld muss erst wieder aktiviert werden.

Beispiel: Arbeitspaket-Kategorien im Kanban-Board

Die Kategorien von Arbeitspaketen können gefiltert werden und ermöglichen eine übersichtliche Kategorisierung.
Für mehr Informationen [siehe: Kanban-Board]

Konfiguration: ausgefüllte Grunddaten-Definition

Konfiguration: ausgefüllte Grunddaten-Definition (1.Teil)

Im folgenden Beispiel ist die erste ausgefüllte Grunddaten-Definition zu sehen.

Konfiguration: ausgefüllte Grunddaten-Definition (2.Teil)

Im nächsten Schritt soll ein Start-Datum festgelegt werden (Name: „Start-Datum“, Typ: „Datum“) und ein Kommentarfeld hinzugefügt werden, um weitere Kommentare zum Vorgang zu ermöglichen (Name: „Kommentar“, Typ: „Text, mehrzeilig“).

Konfiguration: Arbeitspaket-Kategorien

Konfiguration: Meilenstein und Arbeitspaket

 [TK1]Hat der Projektleiter des Board spezielle Berechtigung? Kann der Max nicht auch nur Mitglied der Test-Board gruppe sein und die Gruppe Projektleiter haben und damit die benötigten Berechtigungen haben um das Board zu editieren?

Also Kurz gesagt/gefragt: Hat die Bestimmung des Projektleiter spezielle Vorteile?