Kundenportal

Das SBE Kundenportal bietet die Möglichkeit, neue Aufträge zu erstellen sowie bestehenden Aufträge eines Accounts anzuzeigen und zu verwalten. Nutzer können Aufträge nach Auftragsnummer, Kunde, Produkt, Auftragseingangsdatum und Status filtern und spezifische Informationen einsehen.

Dabei werden ausschließlich die eigenen Aufträge und des Vertriebsaccounts angezeigt.

Übersicht

Filter

• Auftragsnummer: Eingabe der spezifischen Auftragsnummer oder Anzeige nur leerer Felder.
• Kunde: Auswahl des Kunden oder Anzeige nur leerer Felder.
• Produkt: Auswahl des Produkts oder Anzeige nur leerer Felder.
• Auftragseingang: Filterung nach Aufträgen innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs (von/bis).

Aktionen:

• Status: Auswahl des Auftragsstatus aus einer Dropdown-Liste oder Anzeige nur leerer Felder
• Setzt alle Filtereinstellungen auf die Standardwerte zurück.
• Anwenden der festgelegten Filtereinstellungen auf die Auftragsliste.

„Neuen Auftrag“ erstellen

Schritte zur Erstellung eines neuen Auftrags:

Schritt 1: Neuen Auftrag erstellen

Durch einen Klick auf kann ein neuer Auftrag erstellt werden.

Schritt 2: Felder befüllen und Auftrag speichern

• In das Feld „Kunde“ wird der Name des Kunden eingegeben.
  **Pflichtfeld**

• In das Feld „Vertriebsprojektname“ wird der Vertriebsprojektname hinzugefügt.
  **Pflichtfeld**

• In das Feld „Produkt“ wird das jeweilige Produkt ausgewählt.
  **Pflichtfeld**
  • Hierbei kann aus einer vorgegebenen Liste das entsprechende Produkt ausgewählt werden.

Nachdem ein Auftrag erteilt wurde, kann das ausgewählte Produkt nicht mehr geändert werden!

  Mit dem Button kann die Bearbeitung unterbrochen und später fortgesetzt oder der Auftrag verworfen werden.

 Mit dem Button wird der Auftrag gespeichert und eingereicht.

Dabei kann es zu längeren Ladezeiten kommen.

Schritt 3: Auskunftsformular ausfüllen und bestätigen

Nach dem Klick auf „Speichern“ erscheint ein Fenster, das entweder geschlossen oder mit „Jetzt ausfüllen“ fortgesetzt werden kann. Ein späteres Ausfüllen ist ebenfalls möglich. Dazu auf das Symbol „Auskunftsformular ausfüllen“ in der Auftragsübersicht klicken.

Das Auskunftsformular besteht aus mehreren auszufüllenden Seiten. Im gezeigten Beispiel wurde ein Formular für die Mobilfunkmessung ausgefüllt. Die Formularfelder sind individuell an das gewählte Produkt angepasst und müssen ausgefüllt werden

Die Navigationsleiste ermöglicht das Vor- und Zurückblättern zwischen den Seiten.

Eine Seite weiter

 Eine Seite zurück

Auf der letzten Seite des Auskunftsformulars wird eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten angezeigt und es besteht die Möglichkeit, das Formular zu bestätigen.

Beispiel einer Zusammenfassung unter Beispiele [siehe: Beispiel einer Zusammenfassung]

Schritt 4: Angebot annehmen oder ablehnen

Im vierten Schritt hat SBE ein Angebot erstellt, das entweder angenommen oder abgelehnt werden kann. Ein Angebot kann per E-Mail [siehe: Angebots-E-Mail] oder über das Kundenportal aufgerufen [siehe: Auftrag im Kundenportal Annehmen/Ablehnen] werden.

Die Annahme darf erst getätigt werden, wenn vom externen Kunden eine Bestellbestätigung vorliegt. SBE startet mit der Auftragsumsetzung erst nach der Annahme des Auftrages.

Schritt 5: Warten auf Auslieferung

Im fünften Schritt wird auf die Auslieferung gewartet. Sobald diese erfolgt ist, befindet sich der Auftrag im Status „Ausgeliefert“. Die Auslieferung kann nun angenommen werden; eine Ablehnung ist manuell nicht möglich. In solchen Fällen muss immer Kontakt mit dem verantwortlichen Projektkoordinator aufgenommen werden.

Nachbesserung müssen durch den SIE-Projektkoordinator der Auftrag manuell zurückgesetzt werden

Schritt 6: Abrechnungsprozess

Nun beginnt der Abrechnungsprozess, eine Rechnung wird erstellt und versendet.

Schritt 7: Abgeschlossen

Der Auftrag wurde von der SBE als „Abgeschlossen“ markiert und wurde offiziell beendet.

Beispiele

Beispiel einer Zusammenfassung

Angebots-E-Mail

Eine Angebots-E-Mail enthält eine Übersicht des Auftrags, einschließlich der einzelnen Kostenpunkte, des Angebotspreises und des voraussichtlichen Liefertermins. Durch Klicken auf „Annehmen“, „Ablehnen“ oder „Aufrufen“ werden folgende Szenarien ausgelöst:

Auftrag im Kundenportal annehmen/ablehnen

Ein Auftrag kann auch direkt in der Übersicht des Kundenportals angenommen oder abgelehnt werden.
Aufträge können nur angenommen werden, wenn eine K-Nummer angegeben wurde.

Statusübersicht eines Auftrages

Tabelle: Statusübersicht und Erklärungen der Auftragsphasen

Die Tabelle zeigt die verschiedenen Phasen eines Auftrages und deren Erklärungen.

Diagramm: Ablauf der Auftragsbearbeitung

Das Diagramm visualisiert den Ablauf der Bearbeitung eines Auftrages.

Auftragsübersicht

Die Übersicht eines Auftrages teilt sich in „Allgemein“ und „Angebot“ auf.

Ansicht: Allgemein

• Der Button : Ermöglicht die Rückkehr zur Übersicht der Aufträge.
• Informationen zum Auftrag: Zeigt die wichtigsten Auftragsdetails an, einschließlich Auftragsnummer, Vertriebsprojektname, Kunde, Produkt, Verantwortlicher Projektkoordinator, Status, SAP-Nummer und Liefertermin
  
• Bereich "Kommentare": Dieser Bereich im Auftragsportal ermöglicht es Kunden und dem Projektkoordinator, Kommentare zum Projekt zu hinterlassen. Kommentare können in das mehrzeilige Textfeld eingegeben und durch einen Klick auf  gespeichert werden. Durch einen Klick auf  kann das jeweilige Kommentar gelöscht werden.
  
  
• Dateien: Zeigt alle verfügbaren Dateien zum Auftrag an. Diese sind in folgende Kategorien unterteilt:
  • Formulardateien
  • Ausgefülltes Auskunftsformular
  • Weitere Dateien

Die Dateinamen sind klickbar und ermöglichen den Download der verlinkten Dateien.

• Button : Ermöglicht es, „Weitere Dateien“ auf Aktualität zu prüfen. Dies kann notwendig sein, wenn neue Dateien in der Nextcloud hochgeladen wurden.

Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht und muss manuell durchgeführt werden.

Dateien werden aktiv aus der Nextcloud geladen. Bis zum Abschluss des Vorgangs sind diese nicht sichtbar.

Ansicht: Angebot

Diese Ansicht zeigt eine detaillierte Übersicht über das Angebot und die Kalkulation des Auftrags.

• Kalkulation/Angebot versendet: Datum der Versendung des Angebots
• Angebot angenommen: Dieser Abschnitt zeigt an, ob das Angebot und wann es angenommen wurde.
• Angebot abgelehnt: Dieser Abschnitt zeigt an, ob das Angebot und wann es abgelehnt wurde.
• Kalkulierter Preis: Der berechnete Preis für das Angebot - 1.440,00 €.

Mehraufwände

Mehraufwände sind unvorhergesehene zusätzliche Arbeiten, die während der Projektbearbeitung entstehen. Sie werden notwendig, um Anpassungen am Projektumfang oder unerwartete Komplexitäten im Leistungsumfang zu berücksichtigen. Mehraufwände werden von der SBE erstellt und müssen vom Kunden akzeptiert werden.

Diese Mehraufwände sind im Kundenportal unter dem entsprechenden Auftrag im Bereich „Angebot“ zu finden.

Mehraufwand annehmen oder ablehnen

Danach kann ein Mehraufwand nicht mehr angenommen oder abgelehnt werden.

Kommentaranzeige im „Benachrichtigungen Widget“

Das Benachrichtigungs-Widget informiert zusätzlich den Nutzer über neue Kommentare zu Aufträgen innerhalb seines Vertriebsaccounts. Es zeigt an, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und ermöglicht einen direkten Zugriff auf den entsprechenden Auftrag.

Weitere Informationen zum Benachrichtigungs-Widget und wie es hinzugefügt wird sind unter [siehe: 1.2.2. Benachrichtigungen] zu finden.

Erläuterung

Sobald ein neuer Kommentar im zugehörigen Vertriebsaccount geschrieben wurde, erhält man eine entsprechende Benachrichtigung im Widget.
Ein Klick auf die Benachrichtigung zeigt den vollständigen Kommentar an.

Auftrag über Benachrichtigung öffnen

Ein Auftrag kann direkt über die Benachrichtigung geöffnet werden. Dazu zuerst die Benachrichtigung wie oben beschrieben aufklappen und anschließend auf den Button  klicken.