Aufträge Mitarbeiter

Das Modul Aufträge umfasst sämtliche im Kundenportal erstellten Aufträge und dient deren Bearbeitung. Es ermöglicht SBE-Mitarbeitern eine Übersicht über die Aufträge sowie die Abarbeitung von Arbeitspaketen und Meilensteinen im Rahmen eines Workflows. Zugriff auf das Modul haben die folgenden Gruppen: SBE-Mitarbeiter, SBE-Teamleiter und SBE-Projektleiter. Das Technikermodul unterstützt bei der Übersicht über anstehende Aufgaben. Weitere Informationen sind unter [siehe: Techniker Modul (KorTech)] zu finden. Als Rolle „SBE-Mitarbeiter“ besitzt man einen eingeschränkten Zugriff auf das Modul „Aufträge“. Behandelte Punkte: Übersicht Erklärung der Begriffe und Symbole Auftragsübersicht Ansicht: Allgemein Button: „Liste der Aufträge“ Informationen zum Auftrag „Kommentar“ Bereich Dateien Button „Aktualisieren“ Ansicht: Workflow Statusübersicht und Übergänge eines Auftrages für Mitarbeiter Nextcloud Benötigte Berechtigungen Kommentaranzeige im Benachrichtigungen Widget Erläuterung Auftrag über Benachrichtigung öffnen Übersicht Erklärung der Begriffe und Symbole Filter Speicher von Bookmarks (Lesezeichen) [siehe: Speichern von Tabellenansichten und öffnen von Bookmarks (Lesezeichen)] Tabellenansicht einstellen [siehe: Tabellenansicht einstellen Ausgewählte Spalten] Nach den eingegebenen Kriterien im Filter filtern oder Filter zurücksetzen. Tabellenkopf Filter bietet viele Filtermöglichkeiten [siehe: Tabellenkopf Filter] Funktionen Aufrufen eines Auftrages Weiter Informationen zu einem Auftrag [siehe: Auftragsübersicht] Exportieren der dargestellten Tabellenansicht als Excel-Tabelle. Auftragsübersicht Die Übersicht eines Auftrages teilt sich in „Allgemein“ und „Workflow“ auf.

 Allgemein bietet eine Übersicht mit grundlegenden Informationen zu einem Auftrag. Dieser Bereich ist identisch mit dem Fenster eines Kunden in der Angebotsübersicht. [siehe: Ansicht: Allgemein] Workflow bietet eine detaillierte Übersicht der einzelnen Projektmeilensteine und deren Arbeitspakete. Sobald alle Arbeitspakete abgeschlossen und als „Erledigt“ markiert sind, wird das Produkt automatisch in den Status „Fertiggestellt“ (warten auf Auslieferung) überführt. Dies ermöglicht eine effiziente Verfolgung des Projektfortschritts. [siehe: Ansicht: Workflow] Ansicht: Allgemein Button: „Liste der Aufträge“:   ermöglicht die Rückkehr zur Übersicht der Aufträge. Informationen zum Auftrag: Zeigt die wichtigsten Auftragsdetails an, einschließlich Auftragsnummer, Vertriebsprojektname, Kunde, Produkt, Verantwortlicher Projektkoordinator, Status, SAP-Nummer und Liefertermin "Kommentare" Bereich: Der Kommentar Bereich in einem Auftrag ermöglicht es Kunden und dem Projektkoordinator, Kommentare zum Projekt zu hinterlassen. Kommentare können in das mehrzeilige Textfeld eingegeben und durch einen Klick auf  gespeichert werden. Durch einen Klick auf  kann das jeweilige Kommentar gelöscht werden. Das Fenster von zu schreibenden Kommentaren kann durch das Ziehen des Kommentarfeldes vergrößert werden. Kommentare wurde erweitert durch [siehe: Kommentaranzeige im Benachrichtigungen Widget] Dateien: Zeigt alle verfügbaren Dateien zum Auftrag an. Diese sind in folgende Kategorien unterteilt: Formulardateien Ausgefülltes Auskunftsformular Weitere Dateien Die Dateinamen sind klickbar und ermöglichen den Download der verlinkten Dateien. Button „Aktualisieren“:  Ermöglicht es, „Weitere Dateien“ auf Aktualität zu prüfen. Dies kann notwendig sein, wenn neue Dateien in der Nextcloud hochgeladen wurden. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht und muss manuell durchgeführt werden. Ansicht: Workflow Ein Workflow kann erst bearbeitet werden, wenn der Status auf „In Umsetzung“ gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Informationsfenster, und Arbeitspakete können nicht abgehakt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass To-dos von jedem Auftrag abgehakt werden können. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur zugewiesene To-dos erledigt und abgehakt werden. Nach dem Abhaken bzw. dem Kennzeichnen eines To-dos als erledigt, müssen die Änderungen über den Speicher-Button unten rechts bestätigt werden. Ohne diese Bestätigung werden die Änderungen nicht gespeichert. Sobald alle To-dos als erledigt markiert und gespeichert wurden, wechselt der Status des Auftrags automatisch auf „Fertig gestellt“. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur zugewiesene To-dos erledigt und abgehakt werden. Nach dem Abhaken bzw. dem Kennzeichnen eines To-dos als erledigt, müssen die Änderungen über den Speicher-Button unten rechts bestätigt werden. Ohne diese Bestätigung werden die Änderungen nicht gespeichert. Sobald alle To-dos als erledigt markiert und gespeichert wurden, wechselt der Status des Auftrags automatisch auf „Fertig gestellt“. Statusübersicht und Übergänge eines Auftrages für Mitarbeiter Status Erklärung Aufgaben SBE Eingang Der Auftrag ist neu, das Auskunftsformular wurde noch nicht ausgefüllt. Warten auf das Ausfüllen des Auskunftsformular Aufwandskalkulation Das Auskunftsformulare wurde ausgefüllt. Der Kunde wartet auf die Kalkulation Beginn der Kalkulation und erste Vorplanung der Einsatzplanung. Voraussetzung für den Liefertermin und den Versand des Angebotes. Warten auf Freigabe Die Kalkulation ist abgeschlossen, ein Angebot wurde an den Kunden versendet. Warten auf die Freigabe des Kunden Hinweis: Erst nach der Annahme des SBE-Angebots über das Portal oder die E-Mail beginnt die Einsatzplanung (Auslöser für Projektstart bei der SBE) Abgelehnt Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt.   Aktion: Projekt Koordinator erhält eine E-Mail mit der Ablehnung Einsatzplanung Das Angebot wurde angenommen, jetzt wird die Einsatzplanung durchgeführt. Angebot wurde durch den Kunden freigegeben(angenommen). Die Einsatzplanung wird vom Verantwortlicher Projektkoordinator durchgeführt. Aktion: SBE Back-Office erhält eine E-Mail und die K-Nummer einzutragen Angehalten Der Auftrag wurde angehalten.   In Umsetzung Die Einsatzplanung wurde durchgeführt und der Auftrag wird aktuell bearbeitet. Arbeitspakete müssen abgearbeitet werden. Nach Abarbeitung müssen diese als erledigt markiert werden Fertig gestellt (warten auf Auslieferung) Der Auftrag wurde bearbeitet. Produkt wird ausgeliefert. Produkt zur Auslieferung vorbereiten und ausliefern Aktion: E-Mail-Versand Ausgeliefert (warten auf Abnahme) Auftrag wurde ausgeliefert, der Kunde muss dieses abnehmen und bestätigen, dass alles in Ordnung ist. Warten auf Abnahme des Kunden Hinweis: Erst nach der Bestätigung der Abnahme kann der nächste Schritt ausgeführt werden. Bei Problemen oder wenn die Auslieferung abgelehnt werden soll, muss Kontakt mit dem verantwortlichen Projektkoordinator aufgenommen werden. Abrechnung Der ausgelieferte Auftrag wurde vom Kunden abgenommen und jetzt erfolgt die Abrechnung. Abrechnung wird einmal im Monat vom Backoffice durchgeführt. Abgeschlossen Die Abrechnung wurde durchgeführt und alles ist abgeschlossen. Auftrag ist abgeschlossen Nextcloud Im SBE-Modul gibt es eine Anbindung zu Nextcloud. Der Login erfolgt über die reguläre STF E-Mail und dessen Zugangsdaten. Der Zugriff auf Nextcloud ist sowohl über den Browser als auch über den Nextcloud-Client möglich. Eine direkte Weiterleitung aus einem Auftrag im Fenster Allgemein kann über den Button „In Nextcloud öffnen“ erfolgen. Ein Schulung für die STF Cloud ist unter: [siehe: STF NET – Schulung STF Cloud] verfügbar. Richtlinien zur Nutzung von Datenablage unter: [siehe: Richtlinie zur Nutzung Datenablage] verfügbar. Aufbau der Ordnerstruktur: /Kundenaufträge/Vertriebsaccount/A-JJJJ-XXXXXX/ 

 └── 01_Eingangsdokumente 

 └── 02_Aufnahme 

 └── 03_Versorgungskonzept 

 └── 04_BIM Alles, was in den Ordner 01_Eingangsdokumente abgelegt wird, ist auch für den Kunden über das Kundenportal verfügbar. Diese Dateien werden dort unter „Weitere Dokumente“ verlinkt. JJJJ steht für das Jahr, in dem der Auftrag erstellt wurde, beispielsweise: A-2025-XXXXXX Benötigte Berechtigungen Um Zugriff auf die Nextcloud zu erhalten, ist eine vorherige Vergabe der entsprechenden Berechtigungen durch einen SBE-Projektleiter erforderlich. Ohne diese Berechtigungen kann die Nextcloud zwar aufgerufen werden, jedoch ist kein Zugriff auf die Inhalte möglich. Um Zugriff auf die Nextcloud zu erhalten, ist eine vorherige Vergabe der entsprechenden Berechtigungen durch einen SBE-Projektleiter erforderlich. Ohne diese Berechtigungen kann die Nextcloud zwar aufgerufen werden, jedoch ist kein Zugriff auf die Inhalte möglich. Kommentaranzeige im „Benachrichtigungen Widget“ Das Benachrichtigungs-Widget informiert zusätzlich den Nutzer über neue Kommentare zu Aufträgen. Es zeigt an, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und ermöglicht einen direkten Zugriff auf den entsprechenden Auftrag. Weitere Informationen zum Benachrichtigungs-Widget und wie es hinzugefügt wird sind unter [siehe: 1.2.2. Benachrichtigungen] zu finden. Erläuterung Sobald ein neuer Kommentar zu einem Auftrag geschrieben wurde, erhält man eine entsprechende Benachrichtigung im Widget. Ein Klick auf die Benachrichtigung zeigt den vollständigen Kommentar an.   Auftrag über Benachrichtigung öffnen Ein Auftrag kann direkt über die Benachrichtigung geöffnet werden. Dazu zuerst die Benachrichtigung wie oben beschrieben aufklappen und anschließend auf den Button

 klicken.