SBE (SIE) Modul
Das SBE-Modul besteht aus dem Kundenportal und dem Auftragsmanagement (Aufträge).
Das Kundenportal ermöglicht es SIE-Kunden, neue Aufträge zu erstellen und eigene bestehende Aufträge zu verwalten. Es bietet Filterfunktionen zur Suche nach Aufträgen und unterstützt die Verfolgung des Auftragsstatus durch detaillierte Statusübersichten.
Das Auftragsmanagement ist für SIE-Mitarbeiter konzipiert und ermöglicht die effiziente Bearbeitung und Koordination der Aufträge.
Kundenportal
Das SBE Kundenportal bietet die Möglichkeit, neue Aufträge zu erstellen sowie bestehenden Aufträge eines Accounts anzuzeigen und zu verwalten. Nutzer können Aufträge nach Auftragsnummer, Kunde, Produkt, Auftragseingangsdatum und Status filtern und spezifische Informationen einsehen.
Dabei werden ausschließlich die eigenen Aufträge und des Vertriebsaccounts angezeigt.
Übersicht
Filter
- Auftragsnummer: Eingabe der spezifischen Auftragsnummer oder Anzeige nur leerer Felder.
- Kunde: Auswahl des Kunden oder Anzeige nur leerer Felder.
- Produkt: Auswahl des Produkts oder Anzeige nur leerer Felder.
- Auftragseingang: Filterung nach Aufträgen innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs (von/bis).
Aktionen:
- Status: Auswahl des Auftragsstatus aus einer Dropdown-Liste oder Anzeige nur leerer Felder
Setzt alle Filtereinstellungen auf die Standardwerte zurück.
Anwenden der festgelegten Filtereinstellungen auf die Auftragsliste.
„Neuen Auftrag“ erstellen
Schritte zur Erstellung eines neuen Auftrags:
Schritt 1: Neuen Auftrag erstellen
Durch einen Klick auf 
kann ein neuer Auftrag erstellt werden.
Schritt 2: Felder befüllen und Auftrag speichern
- In das Feld „Kunde“ wird der Name des Kunden eingegeben.
**Pflichtfeld**
- In das Feld „Vertriebsprojektname“ wird der Vertriebsprojektname hinzugefügt.
**Pflichtfeld**
- In das Feld „Produkt“ wird das jeweilige Produkt ausgewählt.
**Pflichtfeld**- Hierbei kann aus einer vorgegebenen Liste das entsprechende Produkt ausgewählt werden.
Nachdem ein Auftrag erteilt wurde, kann das ausgewählte Produkt nicht mehr geändert werden!
Mit dem Button kann die Bearbeitung unterbrochen und später fortgesetzt oder der Auftrag verworfen werden.
Mit dem Button wird der Auftrag gespeichert und eingereicht.
Dabei kann es zu längeren Ladezeiten kommen.
Schritt 3: Auskunftsformular ausfüllen und bestätigen
Nach dem Klick auf „Speichern“ erscheint ein Fenster, das entweder geschlossen oder mit „Jetzt ausfüllen“ fortgesetzt werden kann. Ein späteres Ausfüllen ist ebenfalls möglich. Dazu auf das Symbol „Auskunftsformular ausfüllen“ in der Auftragsübersicht klicken.
Das Auskunftsformular besteht aus mehreren auszufüllenden Seiten. Im gezeigten Beispiel wurde ein Formular für die Mobilfunkmessung ausgefüllt. Die Formularfelder sind individuell an das gewählte Produkt angepasst und müssen ausgefüllt werden
Eine Seite weiter
Eine Seite zurück
Auf der letzten Seite des Auskunftsformulars wird eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten angezeigt und es besteht die Möglichkeit, das Formular zu bestätigen.
Beispiel einer Zusammenfassung unter Beispiele [siehe: Beispiel einer Zusammenfassung]
Schritt 4: Angebot annehmen oder ablehnen
Im vierten Schritt hat SBE ein Angebot erstellt, das entweder angenommen oder abgelehnt werden kann. Ein Angebot kann per E-Mail [siehe: Angebots-E-Mail] oder über das Kundenportal aufgerufen [siehe: Auftrag im Kundenportal Annehmen/Ablehnen] werden.
Die Annahme darf erst getätigt werden, wenn vom externen Kunden eine Bestellbestätigung vorliegt. SBE startet mit der Auftragsumsetzung erst nach der Annahme des Auftrages.
Schritt 5: Warten auf Auslieferung
Im fünften Schritt wird auf die Auslieferung gewartet. Sobald diese erfolgt ist, befindet sich der Auftrag im Status „Ausgeliefert“. Die Auslieferung kann nun angenommen werden; eine Ablehnung ist manuell nicht möglich. In solchen Fällen muss immer Kontakt mit dem verantwortlichen Projektkoordinator aufgenommen werden.
Nachbesserung müssen durch den SIE-Projektkoordinator der Auftrag manuell zurückgesetzt werden
Schritt 6: Abrechnungsprozess
Nun beginnt der Abrechnungsprozess, eine Rechnung wird erstellt und versendet.
Schritt 7: Abgeschlossen
Der Auftrag wurde von der SBE als „Abgeschlossen“ markiert und wurde offiziell beendet.
Beispiele
Beispiel einer Zusammenfassung
Angebots-E-Mail
Eine Angebots-E-Mail enthält eine Übersicht des Auftrags, einschließlich der einzelnen Kostenpunkte, des Angebotspreises und des voraussichtlichen Liefertermins. Durch Klicken auf „Annehmen“, „Ablehnen“ oder „Aufrufen“ werden folgende Szenarien ausgelöst:
| Annehmen Eine Weiterleitung zu KorTech erfolgt und das Angebot wird angenommen. |
Ablehnen Eine Weiterleitung zu KorTech erfolgt und das Angebot wird abgelehnt. | |
Aufrufen Eine Weiterleitung zu KorTech erfolgt, das Angebot wird aufgerufen und kann im Portal abgelehnt oder angenommen werden aber nicht in der Übersicht. | |
Falls man nicht angemeldet ist, wird man zum Login weitergeleitet. | |
Auftrag im Kundenportal annehmen/ablehnen
Ein Auftrag kann auch direkt in der Übersicht des Kundenportals angenommen oder abgelehnt werden.
Aufträge können nur angenommen werden, wenn eine K-Nummer angegeben wurde.
Statusübersicht eines Auftrages
Tabelle: Statusübersicht und Erklärungen der Auftragsphasen
Die Tabelle zeigt die verschiedenen Phasen eines Auftrages und deren Erklärungen.
Status | Erklärung |
Eingang | Der Auftrag ist neu, das Auskunftsformular wurde noch nicht ausgefüllt. |
Aufwandskalkulation | Das Auskunftsformulare wurde ausgefüllt. *notwendiger Schritt |
Warten auf Freigabe | Die Kalkulation ist abgeschlossen, ein Angebot wurde an den internen Kunden versendet. Angebot kann nur angenommen werden, wenn eine K-Nummer angegeben wurde Aktion: Das Angebot wird per E‑Mail versendet Mit Annahme des Angebotes beginnt der Workflow zur Umsetzung des Auftrages. Bitte beachten, dass dieser Trigger erst nach Bestelleingang des externen Kunden getätigt wird!) |
Abgelehnt | Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt. Aktion: Projekt Koordinator erhält eine E-Mail mit der Ablehnung |
Einsatzplanung | Das Angebot wurde angenommen, jetzt wird die Einsatzplanung durchgeführt |
Angehalten | Der Auftrag wurde angehalten. |
In Umsetzung | Die Einsatzplanung wurde durchgeführt und der Auftrag wird aktuell bearbeitet. |
Fertig gestellt | Der Auftrag wurde bearbeitet. Produkt wird ausgeliefert. Aktion: E-Mail-Versand |
Ausgeliefert | Auftrag wurde ausgeliefert, der Kunde muss dieses abnehmen und bestätigen, dass alles in Ordnung ist. Hinweis: Erst nach der Bestätigung der Abnahme kann der nächste Schritt ausgeführt werden. Bei Problemen oder wenn die Auslieferung abgelehnt werden soll, muss Kontakt mit dem verantwortlichen Projektkoordinator aufgenommen werden. |
Abrechnung | Der ausgelieferte Auftrag wurde vom Kunden abgenommen und jetzt erfolgt die Abrechnung. |
Abgeschlossen | Die Abrechnung wurde durchgeführt und alles ist abgeschlossen. |
Diagramm: Ablauf der Auftragsbearbeitung
Das Diagramm visualisiert den Ablauf der Bearbeitung eines Auftrages.
Auftragsübersicht
Die Übersicht eines Auftrages teilt sich in „Allgemein“ und „Angebot“ auf.
Ansicht: Allgemein
- Der Button
: Ermöglicht die Rückkehr zur Übersicht der Aufträge. - Informationen zum Auftrag: Zeigt die wichtigsten Auftragsdetails an, einschließlich Auftragsnummer, Vertriebsprojektname, Kunde, Produkt, Verantwortlicher Projektkoordinator, Status, SAP-Nummer und Liefertermin
- Bereich "Kommentare": Dieser Bereich im Auftragsportal ermöglicht es Kunden und dem Projektkoordinator, Kommentare zum Projekt zu hinterlassen. Kommentare können in das mehrzeilige Textfeld eingegeben und durch einen Klick auf
gespeichert werden. Durch einen Klick auf 
kann das jeweilige Kommentar gelöscht werden.
- Dateien: Zeigt alle verfügbaren Dateien zum Auftrag an. Diese sind in folgende Kategorien unterteilt:
- Formulardateien
- Ausgefülltes Auskunftsformular
- Weitere Dateien
Die Dateinamen sind klickbar und ermöglichen den Download der verlinkten Dateien.
- Button
: Ermöglicht es, „Weitere Dateien“ auf Aktualität zu prüfen. Dies kann notwendig sein, wenn neue Dateien in der Nextcloud hochgeladen wurden.
Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht und muss manuell durchgeführt werden.
Dateien werden aktiv aus der Nextcloud geladen. Bis zum Abschluss des Vorgangs sind diese nicht sichtbar.
Ansicht: Angebot
Diese Ansicht zeigt eine detaillierte Übersicht über das Angebot und die Kalkulation des Auftrags.
- Kalkulation/Angebot versendet: Datum der Versendung des Angebots
- Angebot angenommen: Dieser Abschnitt zeigt an, ob das Angebot und wann es angenommen wurde.
- Angebot abgelehnt: Dieser Abschnitt zeigt an, ob das Angebot und wann es abgelehnt wurde.
- Kalkulierter Preis: Der berechnete Preis für das Angebot - 1.440,00 €.
Mehraufwände
Mehraufwände sind unvorhergesehene zusätzliche Arbeiten, die während der Projektbearbeitung entstehen. Sie werden notwendig, um Anpassungen am Projektumfang oder unerwartete Komplexitäten im Leistungsumfang zu berücksichtigen. Mehraufwände werden von der SBE erstellt und müssen vom Kunden akzeptiert werden.
Diese Mehraufwände sind im Kundenportal unter dem entsprechenden Auftrag im Bereich „Angebot“ zu finden.
Mehraufwand annehmen oder ablehnen
Danach kann ein Mehraufwand nicht mehr angenommen oder abgelehnt werden.
Kommentaranzeige im „Benachrichtigungen Widget“
Das Benachrichtigungs-Widget informiert zusätzlich den Nutzer über neue Kommentare zu Aufträgen innerhalb seines Vertriebsaccounts. Es zeigt an, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und ermöglicht einen direkten Zugriff auf den entsprechenden Auftrag.
Weitere Informationen zum Benachrichtigungs-Widget und wie es hinzugefügt wird sind unter [siehe: 1.2.2. Benachrichtigungen] zu finden.
Erläuterung
Sobald ein neuer Kommentar im zugehörigen Vertriebsaccount geschrieben wurde, erhält man eine entsprechende Benachrichtigung im Widget.
Ein Klick auf die Benachrichtigung zeigt den vollständigen Kommentar an.
Auftrag über Benachrichtigung öffnen
Ein Auftrag kann direkt über die Benachrichtigung geöffnet werden. Dazu zuerst die Benachrichtigung wie oben beschrieben aufklappen und anschließend auf den Button 
klicken.
Aufträge Mitarbeiter
Das Modul Aufträge umfasst sämtliche im Kundenportal erstellten Aufträge und dient deren Bearbeitung. Es ermöglicht SBE-Mitarbeitern eine Übersicht über die Aufträge sowie die Abarbeitung von Arbeitspaketen und Meilensteinen im Rahmen eines Workflows. Zugriff auf das Modul haben die folgenden Gruppen: SBE-Mitarbeiter, SBE-Teamleiter und SBE-Projektleiter.
Das Technikermodul unterstützt bei der Übersicht über anstehende Aufgaben.
Weitere Informationen sind unter [siehe: Techniker Modul (KorTech)] zu finden.
Als Rolle „SBE-Mitarbeiter“ besitzt man einen eingeschränkten Zugriff auf das Modul „Aufträge“.
Behandelte Punkte:
- Übersicht
- Erklärung der Begriffe und Symbole
- Auftragsübersicht
- Ansicht: Allgemein
- Button: „Liste der Aufträge“
- Informationen zum Auftrag
- „Kommentar“ Bereich
- Dateien
- Button „Aktualisieren“
- Ansicht: Workflow
- Ansicht: Allgemein
- Statusübersicht und Übergänge eines Auftrages für Mitarbeiter
- Nextcloud
- Benötigte Berechtigungen
- Kommentaranzeige im Benachrichtigungen Widget
- Erläuterung
- Auftrag über Benachrichtigung öffnen
Übersicht
Erklärung der Begriffe und Symbole
Filter | |
| Speicher von Bookmarks (Lesezeichen) |
| Tabellenansicht einstellen |
| Nach den eingegebenen Kriterien im Filter filtern oder Filter zurücksetzen. |
| Tabellenkopf Filter bietet viele Filtermöglichkeiten [siehe: Tabellenkopf Filter] |
Funktionen | |
| Aufrufen eines Auftrages Weiter Informationen zu einem Auftrag |
| Exportieren der dargestellten Tabellenansicht als Excel-Tabelle. |
Auftragsübersicht
Die Übersicht eines Auftrages teilt sich in „Allgemein“ und „Workflow“ auf.
Allgemein bietet eine Übersicht mit grundlegenden Informationen zu einem Auftrag. Dieser Bereich ist identisch mit dem Fenster eines Kunden in der Angebotsübersicht. [siehe: Ansicht: Allgemein]
Workflow bietet eine detaillierte Übersicht der einzelnen Projektmeilensteine und deren Arbeitspakete. Sobald alle Arbeitspakete abgeschlossen und als „Erledigt“ markiert sind, wird das Produkt automatisch in den Status „Fertiggestellt“ (warten auf Auslieferung) überführt. Dies ermöglicht eine effiziente Verfolgung des Projektfortschritts.
[siehe: Ansicht: Workflow]
Ansicht: Allgemein
Button: „Liste der Aufträge“:
ermöglicht die Rückkehr zur Übersicht der Aufträge.
Informationen zum Auftrag:
Zeigt die wichtigsten Auftragsdetails an, einschließlich Auftragsnummer, Vertriebsprojektname, Kunde, Produkt, Verantwortlicher Projektkoordinator, Status, SAP-Nummer und Liefertermin
"Kommentare" Bereich:
Der Kommentar Bereich in einem Auftrag ermöglicht es Kunden und dem Projektkoordinator, Kommentare zum Projekt zu hinterlassen. Kommentare können in das mehrzeilige Textfeld eingegeben und durch einen Klick auf 
gespeichert werden. Durch einen Klick auf 
kann das jeweilige Kommentar gelöscht werden.
Das Fenster von zu schreibenden Kommentaren kann durch das Ziehen des Kommentarfeldes vergrößert werden.
Kommentare wurde erweitert durch [siehe: Kommentaranzeige im Benachrichtigungen Widget]
Dateien:
Zeigt alle verfügbaren Dateien zum Auftrag an. Diese sind in folgende Kategorien unterteilt:
- Formulardateien
- Ausgefülltes Auskunftsformular
- Weitere Dateien
Die Dateinamen sind klickbar und ermöglichen den Download der verlinkten Dateien.
Button „Aktualisieren“:
Ermöglicht es, „Weitere Dateien“ auf Aktualität zu prüfen. Dies kann notwendig sein, wenn neue Dateien in der Nextcloud hochgeladen wurden.
Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht und muss manuell durchgeführt werden.
Ansicht: Workflow
Ein Workflow kann erst bearbeitet werden, wenn der Status auf „In Umsetzung“ gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint ein Informationsfenster, und Arbeitspakete können nicht abgehakt werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass To-dos von jedem Auftrag abgehakt werden können. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur zugewiesene To-dos erledigt und abgehakt werden.
Nach dem Abhaken bzw. dem Kennzeichnen eines To-dos als erledigt, müssen die Änderungen über den Speicher-Button unten rechts bestätigt werden. Ohne diese Bestätigung werden die Änderungen nicht gespeichert.
Sobald alle To-dos als erledigt markiert und gespeichert wurden, wechselt der Status des Auftrags automatisch auf „Fertig gestellt“.
Dabei sollte darauf geachtet werden, dass nur zugewiesene To-dos erledigt und abgehakt werden.
Nach dem Abhaken bzw. dem Kennzeichnen eines To-dos als erledigt, müssen die Änderungen über den Speicher-Button unten rechts bestätigt werden. Ohne diese Bestätigung werden die Änderungen nicht gespeichert.
Sobald alle To-dos als erledigt markiert und gespeichert wurden, wechselt der Status des Auftrags automatisch auf „Fertig gestellt“.
Statusübersicht und Übergänge eines Auftrages für Mitarbeiter
Status | Erklärung | Aufgaben SBE | |
Eingang | Der Auftrag ist neu, das Auskunftsformular wurde noch nicht ausgefüllt. | Warten auf das Ausfüllen des Auskunftsformular | |
Aufwandskalkulation | Das Auskunftsformulare wurde ausgefüllt. | Beginn der Kalkulation und erste Vorplanung der Einsatzplanung. Voraussetzung für den Liefertermin und den Versand des Angebotes. | |
Warten auf Freigabe | Die Kalkulation ist abgeschlossen, ein Angebot wurde an den Kunden versendet. | Warten auf die Freigabe des Kunden | |
Hinweis: Erst nach der Annahme des SBE-Angebots über das Portal oder die E-Mail beginnt die Einsatzplanung | |||
Abgelehnt | Das Angebot wurde vom Kunden abgelehnt. |
| |
Aktion: Projekt Koordinator erhält eine E-Mail mit der Ablehnung | |||
Einsatzplanung | Das Angebot wurde angenommen, jetzt wird die Einsatzplanung durchgeführt. | Angebot wurde durch den Kunden freigegeben(angenommen). Die Einsatzplanung wird vom Verantwortlicher Projektkoordinator durchgeführt. | |
Aktion: SBE Back-Office erhält eine E-Mail und die K-Nummer einzutragen | |||
Angehalten | Der Auftrag wurde angehalten. |
| |
In Umsetzung | Die Einsatzplanung wurde durchgeführt und der Auftrag wird aktuell bearbeitet. | Arbeitspakete müssen abgearbeitet werden. Nach Abarbeitung müssen diese als erledigt markiert werden | |
Fertig gestellt | Der Auftrag wurde bearbeitet. Produkt wird ausgeliefert. | Produkt zur Auslieferung vorbereiten und ausliefern | |
Aktion: E-Mail-Versand | |||
Ausgeliefert | Auftrag wurde ausgeliefert, der Kunde muss dieses abnehmen und bestätigen, dass alles in Ordnung ist. | Warten auf Abnahme des Kunden | |
Hinweis: Erst nach der Bestätigung der Abnahme kann der nächste Schritt ausgeführt werden. Bei Problemen oder wenn die Auslieferung abgelehnt werden soll, muss Kontakt mit dem verantwortlichen Projektkoordinator aufgenommen werden. | |||
Abrechnung | Der ausgelieferte Auftrag wurde vom Kunden abgenommen und jetzt erfolgt die Abrechnung. | Abrechnung wird einmal im Monat vom Backoffice durchgeführt. | |
Abgeschlossen | Die Abrechnung wurde durchgeführt und alles ist abgeschlossen. | Auftrag ist abgeschlossen | |
Nextcloud
Im SBE-Modul gibt es eine Anbindung zu Nextcloud. Der Login erfolgt über die reguläre STF E-Mail und dessen Zugangsdaten. Der Zugriff auf Nextcloud ist sowohl über den Browser als auch über den Nextcloud-Client möglich.
Eine direkte Weiterleitung aus einem Auftrag im Fenster Allgemein kann über den Button „In Nextcloud öffnen“ erfolgen.
Ein Schulung für die STF Cloud ist unter: [siehe: STF NET – Schulung STF Cloud] verfügbar.
Richtlinien zur Nutzung von Datenablage unter: [siehe: Richtlinie zur Nutzung Datenablage] verfügbar.
Aufbau der Ordnerstruktur:
/Kundenaufträge/Vertriebsaccount/A-JJJJ-XXXXXX/
└── 01_Eingangsdokumente
└── 02_Aufnahme
└── 03_Versorgungskonzept
└── 04_BIM
Alles, was in den Ordner 01_Eingangsdokumente abgelegt wird, ist auch für den Kunden über das Kundenportal verfügbar. Diese Dateien werden dort unter „Weitere Dokumente“ verlinkt.
JJJJ steht für das Jahr, in dem der Auftrag erstellt wurde, beispielsweise: A-2025-XXXXXX
Benötigte Berechtigungen
Um Zugriff auf die Nextcloud zu erhalten, ist eine vorherige Vergabe der entsprechenden Berechtigungen durch einen SBE-Projektleiter erforderlich. Ohne diese Berechtigungen kann die Nextcloud zwar aufgerufen werden, jedoch ist kein Zugriff auf die Inhalte möglich.
Um Zugriff auf die Nextcloud zu erhalten, ist eine vorherige Vergabe der entsprechenden Berechtigungen durch einen SBE-Projektleiter erforderlich. Ohne diese Berechtigungen kann die Nextcloud zwar aufgerufen werden, jedoch ist kein Zugriff auf die Inhalte möglich.
Kommentaranzeige im „Benachrichtigungen Widget“
Das Benachrichtigungs-Widget informiert zusätzlich den Nutzer über neue Kommentare zu Aufträgen. Es zeigt an, wenn eine neue Nachricht eingegangen ist, und ermöglicht einen direkten Zugriff auf den entsprechenden Auftrag.
Weitere Informationen zum Benachrichtigungs-Widget und wie es hinzugefügt wird sind unter [siehe: 1.2.2. Benachrichtigungen] zu finden.
Erläuterung
Sobald ein neuer Kommentar zu einem Auftrag geschrieben wurde, erhält man eine entsprechende Benachrichtigung im Widget.
Ein Klick auf die Benachrichtigung zeigt den vollständigen Kommentar an.
Auftrag über Benachrichtigung öffnen
Ein Auftrag kann direkt über die Benachrichtigung geöffnet werden. Dazu zuerst die Benachrichtigung wie oben beschrieben aufklappen und anschließend auf den Button klicken.